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Imprimir documentos é uma tarefa que já faz parte da rotina de muitos usuários domésticos e ainda mais de empresas. Principalmente no caso de organizações de médio e grande porte, aprender como calcular custo de impressão é de extrema importância para a saúde financeira. Embora os custos com impressão possam parecer insignificantes, se não forem bem controlados, podem causar dor de cabeça – e você não quer ter que ficar se preocupando com quanto sua impressora gasta, afinal, seu negócio é mais importante do que isso.
Gastos com funcionários, conta de luz, água, telefone e internet, aluguel do escritório, materiais, serviços adicionais, maquinário e móveis, matéria-prima. Sim, além de se preocupar com todos esses gastos, você também deve dar uma atenção especial aos custos de impressão. Até o final dessa matéria você irá entender melhor por que isso é tão relevante.
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Para evitar problemas no caixa ou, em alguns casos, prejuízos financeiros mais sérios, você deve aprender como calcular custo de impressão em sua empresa. Essa é uma tarefa que, a princípio, pode parecer complicada, já que o processo de impressão envolve uma série de elementos, mas com as nossas orientações, vai ser muito mais fácil esquematizar os valores e custos com impressão na sua empresa.
Primeiro, vamos entender que a conta em si não é complicada. O que pode ser um pouco difícil, principalmente se você nunca se interessou em saber como calcular custo de impressão, é trabalhar com os valores corretos – quanto mais próximos da realidade, melhor. É aí que a coisa fica um pouco complicada porque você nunca conseguirá trabalhar com valores exatos, apenas aproximados, mas não se desespere, já que nos próximos tópicos a Mundoware vai explicar com mais detalhes como calcular custo de impressão na sua empresa sem erro!
Como calcular custo de impressão: analisando os principais elementos envolvidos
Custo da tinta
Vamos começar calculando quanto é o seu custo de tinta. Suponhamos que você comprou um cartucho por R$ 100,00 e ele foi capaz de imprimir 2 mil páginas até se esgotar por completo. Assim, para saber o custo de tinta por página, basta fazer a seguinte conta:
Valor / número de páginas impressas = 100 / 2.000
O resultado nesse exemplo é 0,05, portanto, você já sabe que gasta R$ 0,05 para imprimir uma página.
Custo da folha
Para calcular o custo por folha, o processo é parecido, mas nesse caso é melhor delimitar os valores por um período determinado de uso. Assim, para que você possa chegar ao número exato, deverá levar em consideração a quantidade total de folhas com base nesse período.
Geralmente, o cálculo mais simples leva em consideração um mês completo. Suponhamos que, em um mês, você imprimou 5 mil páginas. Agora, suponhamos que você compra pacotes de mil folhas por R$ 40,00. Então, o cálculo será o seguinte:
Valor de cada pacote * número de pacotes utilizados = 40 * 5
Assim, nesse exemplo, você gastou R$ 200,00 para comprar 5 mil folhas. Isso significa, então, que cada folha custou R$ 0,04 (200 / 5.000).
Tinta e folha são os dois principais elementos envolvidos em uma impressão. Para quem está começando o processo de controle de custos envolvidos nesse processo, esses elementos são o suficiente. Porém, principalmente em empresas maiores, outros elementos podem ser considerados também para que o cálculo seja mais preciso.
Vejamos, a seguir, como calcular custo de impressão com alguns elementos adicionais.
Como calcular custo de impressão: analisando os elementos adicionais
Logística
É interessante incluir esse fator de cálculo no seu controle de gastos com impressão. Analise como é realizado o transporte dos cartuchos, toners e demais suprimentos da loja/fabricante até sua empresa. Podemos estar falando do frete de uma loja virtual como a Mundoware, por exemplo, ou do combustível que um funcionário seu gasta para comprar os materiais pessoalmente.
Depreciação dos equipamentos
Todo equipamento, com o passar do tempo, começa a apresentar falhas e não funcionar mais como no começo. Isso é comum – e não é diferente com as impressoras. Assim, outro fator que você deve levar em consideração, principalmente se tiver muitos equipamentos e fizer uso contínuo e pesado dos mesmos, é a depreciação. Mesmo sabendo que as manutenções, reparos e trocas de peças possam não ser tão frequentes, não deixe de levar isso em consideração na hora de calcular seus custos de impressão.
Estoque
Manter um estoque também custa dinheiro e por isso é um elemento que você deve considerar. Assim, ele está presente nesse tutorial de como calcular custo de impressão e é ainda mais importante para empresas de grande porte. Nessas organizações, geralmente são utilizados diferentes modelos de impressoras e, por isso, é necessário estocar cartuchos, toners e papéis diferentes. Em termos de espaço físico, manter um estoque para suprimentos de impressão é um detalhe importante para quem costuma trabalhar com grandes quantidades.
Consumo de energia
Especialmente se sua empresa imprime muito, é impossível controlar os gastos com impressão sem considerar o consumo de energia. Enquanto uma impressora que imprime 10 documentos por dia e fica ligada por apenas alguns minutos pode não consumir tanta energia assim, vários equipamentos ligados ao mesmo tempo e imprimindo documentos sem parar podem alterar significativamente o consumo. Fique de olho nesse aspecto e procure sempre optar por modelos que consomem menos energia.
Substituição dos equipamentos
Como dissemos, com o passar do tempo, seus equipamentos de impressão vão “cansando de trabalhar”, depreciando, e em dado momento precisam ser substituídos. Infelizmente, não tem como fugir disso. Nenhuma empresa compra uma única impressora e a utiliza (com qualidade) por 10 ou 20 anos! Assim, uma vez por ano ou pelo menos a cada dois anos, verifique o funcionamento de todos os seus equipamentos de impressão e substitua aqueles que não são mais eficientes. Essas substituições precisam ser contabilizadas e devem estar na sua previsão financeira.
Considerações finais
Esperamos que esse artigo tenha ajudado você a aprender como calcular custo de impressão em sua empresa. Esses são os passos mais básicos que você deve seguir para manter sua saúde financeira e ter um bom controle dos seus gastos com impressão.
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