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A economia de papel nas empresas é um tema muito pertinente atualmente quando se considera a quantidade de escritórios que existem no mundo e o volume diário de papel que é usado nessas instituições. Sua função vai desde impressão de documentos, relatórios, briefings e e-mails até o envio de newsletter para clientes, emissão de notas fiscais e muito mais.
No entanto, apesar de muitas dessas funções serem essenciais para a continuidade das atividades e manutenção da organização, muitas folhas são usadas para fins puramente supérfluos. Como quando se realiza diversas cópias de um mesmo documento para distribuir entre integrantes de uma reunião que, em seguida, será esquecido e jogado fora.
Por isso, a economia de papel nas empresas deve ser levada a sério pelos seus colaboradores. Para isso, algumas atitudes devem ser tomadas em virtude desse objetivo. Se quiser saber mais sobre a importância de economizar papel e algumas dicas de como reduzir os custos relacionados a isso na sua empresa, continue lendo esse texto.
Por que a economia de papel nas empresas é importante?
Como dito antes, as razões pelas quais as pessoas gastam tanto papel nos escritórios não são justificáveis, pois se trata de simples comodidades que resultam em grandes desperdícios e que poderiam facilmente ter sido evitadas. Agora, veremos a dimensão das consequências desse costume tanto para a própria empresa, quanto para o mundo todo. Sendo assim, elas se dão em dois eixos, o econômico e o ambiental.
No eixo ecológico
É difícil imaginar o impacto ambiental de uma simples folha de papel quando queremos imprimir um arquivo, mas se torna mais fácil se você tentar prestar atenção ao ambiente à sua volta e perceber que provavelmente não é seu documento que está sendo impresso. Em algumas empresas, o som das impressoras trabalhando todas juntas parece até mesmo uma sinfonia.
Se você levar em consideração a quantidade de empresas fazendo a mesma coisa na sua cidade, no estado, no país e no mundo todo, fica mais fácil ter uma noção da importância da economia de papel nas empresas.
Agora leve em consideração que a matéria prima desse objeto são árvores e que para produzi-lo são gastos centenas de litros de água, tudo isso para serem usados em cópias de um documento que em algumas horas será esquecido dentro de uma bolsa. Na verdade, quando você estiver andando na rua, imagine quantas pessoas devem ter algum papel inútil na bolsa.
Pois é, perceber a dimensão ecológica do uso excessivo do papel pode nos ajudar a diminuir esse hábito, nos preocupando mais com o impacto da empresa que fazemos parte no meio ambiente. Isso porque vivemos num mundo que tem recursos esgotáveis, e se não colaboramos para a sustentabilidade, podemos um dia nos ver sem eles. O mesmo vale para o descarte adequado de todo esse lixo, que pode ser levado para a reciclagem ou para a compostagem, onde serão transformados em adubo.
No eixo econômico
Entre as atividades na rotina de uma empresa que gastam papel, estão:
- Reuniões;
- Compartilhamento de informações;
- Entrega de relatórios;
- Revisão de fichas de clientes;
- Emissão de notas fiscais e boletos;
- Autenticações.
Isso tudo acontece todos os dias e algumas vezes mais de uma vez por dia, sem falar nos outros procedimentos particulares de cada empresa.
Nesse contexto, existem funcionários que gostam de ter esses documentos em mãos para acompanhar as reuniões, para estudá-los, apresentar para um colega, entregar para um superior, entre outras coisas. Nessa dinâmica, foram imprimidas centenas de folhas de papel, além das que os colaboradores imprimem para coisas pessoais.
Esse costume, que muitas vezes tem uma boa intenção de melhorar o desempenho do funcionário, acaba custando muito caro para a organização. Todos os equipamentos, as folhas, os cartuchos necessários para disponibilizar impressão precisam de manutenção, e o tempo que as pessoas passam esperando 10 cópias de um documento de 5 páginas que será distribuído num encontro também é perdido, por exemplo. Isso sem contar as impressões que deram errado e serão instantaneamente descartadas.
Muitos gestores não percebem esse detalhe por estarem acostumados com esse costume e ocupados com outras coisas, e não se dão conta da importância da economia de papel nas empresas. Mas imagine a quantidade de dinheiro que isso tudo está custando anualmente, os valores são muito sólidos.
Os resultados de uma pesquisa feita nos Estados Unidos pela International Business Machines (IBM) indica que um funcionário de escritório acaba gastando em média 10 mil folhas de papel por ano. Imagine essa quantidade multiplicada pelo resto dos funcionários e o quanto isso custou.
Agora imagine que todos os itens descritos acima podem ser feitos através de meios digitais, sem nenhuma impressão sendo feita. Pois é: a economia de papel nas empresas é mais fácil do que você imagina.
Vantagens em economizar papel na sua empresa
Como dito acima, os problemas em deixar o desperdício de papel acontecer na sua organização podem sair caro e prejudicar o meio ambiente e a sociedade de uma forma bem mais ampla. Agora, vamos expor algumas vantagens vindas da aplicação de atitudes para corrigir esse problema. Elas são:
Melhora a imagem da sua empresa para o cliente e mercado
Sim, por conta da atitude ambientalmente consciente de diminuir o uso de papel, sua empresa pode entrar para o imaginário do cliente como uma organização que se importa com a sustentabilidade. Muitos consumidores preferem fazer negócio com esse tipo de empresa. É o chamado marketing verde.
Economiza dinheiro
Consequentemente, ao incentivar a economia de papel nas empresas, a sua acaba economizando muito. Vale sempre tomar medidas para gastar cada vez menos nesse sentido, como passar a usar toner e cartucho compatíveis ao invés dos originais, pois são igualmente eficientes e custam bem menos.
Produz menos lixo
Neste ponto também cabe a questão ambiental, pois quanto menos resíduos produzimos, menos lixo estará contaminando o solo e os lençóis freáticos. Mas aqui também entra a praticidade do dia a dia, o que será tratado melhor no seguinte tópico.
Menos bagunça
Diminuindo as impressões, principalmente as desnecessárias como cópias reservas e e-mails, você livra seu ambiente de trabalho da poluição causada pelo papel. Pilhas de xerox sobre as mesas, documentos que já foram revisados e pendentes se misturam, causando perda de tempo e confusão principalmente em funcionários iniciantes. Ou seja, a economia de papel nas empresas também ajuda na eficiência das atividades.
Agora que já destacamos as vantagens de tomar atitudes na diminuição do uso de papel, vamos dar algumas dicas muito preciosas. Elas vão desde mudanças mais profundas na cultura da empresa e intervenção comunicacional, até regrinhas super fáceis de serem colocadas em prática. Então se quiser conhecê-las, continue lendo esse texto!
Dicas para economizar papel na sua empresa
1. Implantar uma cultura de economia
Para solucionar um problema de sua raiz, talvez seja necessário mudar a própria base da empresa. Ou seja, tentar colocar a economia como um dos pilares que sustenta a empresa, como um dos valores, fará que os funcionários levem mais a sério essa questão. Sendo assim, como isso seria feito? Vejamos a seguir.
2. Fazendo campanhas
O conceito de comunicação organizacional é muito importante nesse ponto, pois é onde os gestores vão fazer o esforço de alinhar com toda a equipe da empresa uma mesma intenção. Ou seja, é necessário que todos os membros sejam introduzidos à ideia e que essa ideia faça sentido para eles, que eles a adotem e que ela esteja no dia a dia.
Então, cobrar o comportamento que está sendo comunicado diariamente é importante enquanto se usa de algumas estratégias para engajar os colaboradores, como:
- Colocar plaquinhas conscientizadoras com frases como: “Você realmente precisa imprimir isso?” ou “Sabe quantas folhas de papel você usou mês passado?”;
- Criar espécies de competições saudáveis para declarar e premiar o funcionário que mais economizou papel;
- Colocar metas de economia ao longo do tempo.
3. Criar um sistema de métrica de gastos
Mensurar os gastos através das vezes que um funcionário pega um novo maço de papel, por exemplo, anotar e criar um total do quanto cada funcionário fez para a economia de papel na empresa. A maioria das pessoas se choca de certa forma ao saber o quanto elas consomem, principalmente se elas souberem os efeitos desse consumo no sentido ambiental e econômico.
É interessante, também, fazer isso com as equipes e depois divulgar os melhores resultados. É de extrema importância que isso seja levado na esportiva, que não haja rivalidades dentro da empresa. Isso parte do método de gamificação, onde os funcionários são treinados e então estimulados a conquistar mais e mais metas, como num jogo.
4. Utilizar de métodos práticos
Implantar uma cultura de economia de papel nas empresas pode ser muito eficiente e trazer resultados relativamente rápidos e que só crescerão a longo prazo. Porém, como mencionado antes, para que esses funcionários operem conforme os novos valores, é necessário que eles sejam treinados e incentivados a usar as práticas para economizar.
Além disso, ainda que o gestor não deseje fazer o trabalho de incrementação da cultura de economia de papel nas empresas, é possível adotar algumas dessas formas práticas de incentivar os funcionários a gastarem menos. Assim, ainda será possível observar resultados significativos e salvar mais dinheiro.
Sendo assim, algumas dicas de como usar a folha de papel de forma mais eficaz são:
- Usar os dois lados;
- Mudar a formatação da página para que caiba mais conteúdo;
- Imprimir apenas as partes necessárias usando a função “imprimir seleção” no computador;
- Reduzir as imagens;
- Visualizar os documentos antes de imprimir para evitar erros;
- Use fontes mais eficientes, como Arial e Times New Roman. Essas duas fontes ocupam bem menos espaço.
Além disso, usar equipamentos de qualidade é algo essencial para evitar erros em impressões como em relação a cores de imagens e em configurações de documento. Sem falar que para imprimir dos dois lados sem precisar ficar manualmente virando a folha, é necessário um tipo de impressora mais moderna.
Para isso, é essencial que você procure os equipamentos ideais em lojas confiáveis e de qualidade. Dentre elas, a mais indicada é a Mundoware, onde é possível comprar uma grande variedade de materiais para impressão a ótimos preços.
5. Use a tecnologia
Hoje em dia temos diversas ferramentas digitais que suportam diversas formas de arquivo e permitem o compartilhamento de documentos instantaneamente. Da mesma forma, existem aplicativos que possibilitam o acesso online de várias pessoas a um mesmo arquivo, sendo possível editá-lo e colocar comentários para outros usuários. Assim, como a tendência das organizações é de sempre se modernizar tecnologicamente, é muito viável o uso dessas ferramentas para dispensar impressões.
Além disso, temos diversas outras plataformas úteis com essas funções que inclusive já usamos no dia a dia. O próprio e-mail é uma delas, junto com Trello, MeisterTask, Google Docs, Google Planilhas, entre outros.
Por isso, vamos então compartilhar algumas dicas de como usar a tecnologia para atividades do ofício:
- Use meios eletrônicos para se comunicar com os clientes, para comunicados de imprensa, para relações com a mídia;
- Use e-mail em vez de memorandos e faxes para anunciar reuniões e comunicações direcionadas. Use listas de e-mail em grupo para “transmitir” mensagens importantes com eficiência e baixo custo;
- Para editar e revisar documentos maiores, transfira documentos em disco ou por e-mail em vez de enviar uma cópia impressa;
- Use comunicações eletrônicas para diretórios, formulários, boletins, manuais, relatórios e armazenamento, quando possível (não os imprima, a menos que seja absolutamente necessário);
- Desenvolver uma página da Internet para informações solicitadas com freqüência;
- Armazene documentos em arquivos eletrônicos usando softwares de compactação de dados. Isso economiza nos armários e no espaço;
- Empregar soluções de Intranet de escritório que permitem acesso aberto ou protegido por senha a documentos, apresentações ou bancos de dados importantes;
- Use tecnologias de intercâmbio eletrônico de dados (EDI), como transferências de cartões de crédito e formulários de pedidos seguros baseados na web, para reduzir a necessidade de faturas em papel, registros de transações e cartas de confirmação;
- Use recursos de revisão no software de processamento de texto. Aproveite os recursos de edição na tela ao fazer alterações nos documentos de rascunho e envie o novo rascunho eletronicamente.
Considerações finais
Com essas dicas de economia de papel nas empresas, será possível diminuir drasticamente os custos com impressões, otimizar tempo, economizar espaço e cooperar com o meio ambiente.
Se gostou dessas dicas, não deixe de ver mais conteúdos em nosso blog! Queremos ajudar você a ter sucesso na sua empresa! Conte com a Mundoware.
