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A organização no ambiente de trabalho pode te ajudar (e muito!) a crescer dentro de uma empresa, além de elevar o seu nível de produtividade de um modo que jamais seria possível imaginar. Isto, é claro, caso você não tenha o costume de ser a pessoa mais organizada do mundo.
Além disso, saber como se organizar direitinho no seu trabalho pode te ajudar de várias maneiras em casa também, o que melhora seu relacionamento com as pessoas ao seu redor e te torna uma pessoa muito mais feliz e companheira.
Como profissional, ao gerar mais tempo otimizado, você só sai no lucro de diversas formas.
E aí, está pronto para saber como ter tudo isso em um só lugar? Continue lendo esta matéria para descobrir!
Por que é realmente importante?
Antes de mais nada e sem muitas enrolações, vamos começar explicando a pergunta feita no título desta matéria. Somente assim é possível mostrar todos os motivos para se manter uma ótima organização no ambiente de trabalho.
Este tópico não se trata do modo como você é visto no ambiente de trabalho e como isso pode gerar lucros dentro e fora da empresa. Muito menos é sobre como isto pode refletir em sua vida pessoal e doméstica. Longe disso. Este tópico é única e exclusivamente para te mostrar por que é tão importante manter a boa organização antes de poder te ajudar em outros fatores.
Acontece que tudo o que acontece depois é consequência deste tópico. Isto porque ele pode ser um molde para sua vida profissional e pessoal. Assim sendo, é importante entender se você é uma pessoa organizada ou desorganizada em diversas situações.
Já ouviu falar naquela pessoa que fica louca por limpeza e organização? É importante que você seja, em partes, essa pessoa. Claro que não precisa de um exagero tão grande como mostram as séries e filmes para saber delimitar bem como começar todo esse novo processo para organizar as coisas, ok?
De qualquer forma, vamos retornar para a pessoa super organizada. Já percebeu como ela sempre faz tudo de forma mais rápida e efetiva? Sempre preparada para o que der e vier? E parece que ela sempre tem tempo de fazer literalmente tudo na vida dela?
É isto que uma boa organização no ambiente de trabalho pode fazer por você: ser essa pessoa. Ser exemplo, ser rápido e ter um foco que as pessoas nem podem imaginar ser real.
Só que para tudo isso acontecer, é importante que você não só compreenda tudo isso que foi falado, como também é essencial ter algumas pequenas atitudes para começar essa mudança. Sendo elas:
- Atitude de dono: você comanda as coisas ao seu redor;
- Foco nos detalhes: porque é necessário prestar atenção em tudo que envolve o ambiente;
- Meta: estabeleça onde se quer chegar com tudo isso;
- Estratégia: entenda como se vai chegar ao que se deseja de forma racional e lógica;
- Paixão pelo o que faz: é preciso gostar do que se faz para conseguir se organizar.
Somente com essas cinco atitudes você pode mudar muita coisa na sua vida. Comece a organizar suas coisas agora mesmo e não se arrependa, pois uma vez que você começa, deve-se terminar!
Mas… Por onde devo começar?
Tecnicamente, não existe um lugar de partida para começar a se organizar. Isso, na verdade, é você quem decide.
Porém, como é muito comum que as pessoas acabem desistindo de suas tarefas simplesmente porque parece muito difícil, este tópico aborda questões básicas para você saber o ponto de partida da sua organização no ambiente de trabalho.
Tudo que for apresentado não precisa ser seguido a risca, de forma alguma, só que pode te orientar de uma forma bastante produtiva para você conseguir se organizar melhor.
Vamos lá?
Organize seu tempo
Para se conseguir mexer nas coisas do seu escritório sem maiores problemas, comece a perceber sua disponibilidade para arrumação. É óbvio que você não poderá fazer tudo isso em um único dia, pois demanda tempo e você ainda tem que trabalhar. O objetivo aqui não é que você seja demitido por estar arrumando tudo ao invés de trabalhar efetivamente.
Para tanto, comece a perceber quanto tempo você tem daquelas “folguinhas” ao longo do dia. Quanto tempo você fica realmente sem fazer absolutamente nada?
Aquele tempinho precioso que você usa para responder todos os amigos no WhatsApp… São três minutos, cinco ou dez?
Perceba esse tempo inicialmente para saber como se organizar melhor. Afinal, você tem que dar o devido tempo para cada coisa neste ambiente.
Dê tempo ao tempo e se dedique a uma coisa de cada vez para começar. Não tente fazer tudo de uma vez, pois isto só fará com que você perca tempo ao correr contra o tempo.
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Não se desespere
Está também é uma dica bastante importante para que você consiga se organizar melhor. Sim, é possível que tenha muita coisa e parece que não vai dar certo. Mas, pense por outro ângulo e não fique preso nisso.
Deve-se ter calma para alcançar a organização no ambiente de trabalho. Nunca esqueça que por mais difícil que pareça, você é maior que seu problema e não ele maior que você.
Novamente, faça com calma, comece fazendo aos poucos e vá se organizando de acordo com suas necessidades. Um plano inicial é essencial, mas não fique preso a ele e adapte-se aos novos problemas que surgirem. Somente assim você conseguirá tudo que é necessário.
Faça uma limpeza
Sabe aquela papelada de dez anos atrás, aquela que nem seu chefe se importa mais? Ou, então, um presente de alguém que não está mais na sua vida e já não tem significado nenhum? Essas pequenas coisas, por mais que não pareça, acabam prejudicando o ambiente de trabalho.
Esse acúmulo de coisas desnecessárias pode fazer com que você se perca nas suas próprias coisas. Reserve um tempo para retirar tudo aquilo que é lixo e deixar apenas as coisas importantes para que você consiga se orientar com maior clareza pelas suas próprias coisas.
Junte os documentos
Se você trabalha com algo que utiliza muitos documentos ou muitos papéis referentes a uma única coisa, junte-os e organize-os de uma forma compreensível para você em pastas de qualquer tipo. Se forem muitos, pastas sanfonadas são uma ótima opção.
Com tudo um pouco mais organizado, você pode separar tudo em ordem cronológica ou alfabética, de acordo com suas necessidades, e etiquetar. A parte da etiqueta é bastante importante para a organização no ambiente de trabalho, porque não vamos nos lembrar de tudo sempre. Oriente-se de uma forma simples e rápida pelas coisas mais importantes.
Pequenos objetos
Canetas, lápis, grampeador, clipes, post-its e tantos outros pequenos objetos poluem a mesa. Em um primeiro momento, quando colocados pela primeira vez no ambiente, não incomodam muito. Entretanto, com o passar do tempo, você acaba percebendo um acúmulo.
Parece que tudo começa a se multiplicar e você já não consegue encontrar mais nada de que precisa, o que realmente atrapalha sua produção. Sim, uma pequena coisa é capaz de te enlouquecer quando você não a encontra de imediato.
Portanto, porta-objetos são as melhores opções neste momento, porque tudo ainda ficará visível e de fácil alcance. Ainda assim, nada estará jogado ou desorganizado, economizando seu tempo e paciência, que são essenciais no trabalho.
Revistas, correspondências e papéis soltos
Se você tem muito disso, é comum que a quantidade pareça absurda e pouco organizável. Porém, como já dito algumas vezes anteriormente, não se desespere no momento da organização no ambiente de trabalho. Tudo dará certo, basta olhar de outra perspectiva.
Use porta-revistas ou caixas de organização de correspondência para organizar essas coisas mais soltas e que, ao mesmo tempo, são importantes no dia a dia. Essas peças são úteis para a organização e, ainda por cima, pouco espaçosas, eliminando aquela sensação do lugar estar muito cheio ou pouco organizado.
Reorganização das gavetas
Esta pode ser a dica mais difícil, pois no momento da correria costumamos apenas abrir a primeira gaveta e enfiar tudo lá dentro. Esse pequeno quebra galho pode se virar contra você no futuro, já que tudo vai ficando soterrado, dificultando seu acesso às coisas mais importantes e te impedindo de exercer um trabalho imediato, por exemplo.
Para tanto, dê uma função específica para cada gaveta e seja bem rigorosa quanto a isto. Assim sendo, os documentos X e Y ficam na primeira, os materiais de apoio na segunda e assim sucessivamente. Para que isto ocorra efetivamente, coloque etiquetas e se organize de acordo com a ordem de prioridades.
Post-its para lembrar
Quer um material barato, compacto e que pode te ajudar a lembrar de tudo? Use e abuse dos post-its durante esse processo de organização no ambiente de trabalho. Eles são simples e grudam em qualquer superfície, o que faz com que eles te lembrem das coisas mais importantes e ainda ajudam a tornar tudo bem mais eficaz no trabalho.
Com uso de canetas coloridas e sendo bem breve nas anotações, os post-its chamam sua atenção e não te fazem esquecer seus compromissos. Isso pode te ajudar muito nesse momento de transição de pessoa pouco organizada para alguém bastante organizado.
As consequências no ambiente de trabalho
Agora que você já organizou tudo e sua mesa está limpa, você pode começar a perceber que isso começa a fazer toda a diferença na sua vida realmente. Sabe aqueles dez minutos que você perdia procurando um documento específico? Levou dois e você ainda tem oito de descanso até a próxima tarefa!
E quando seu chefe pergunta se alguém tem um bloco de anotações e você é o primeiro a oferecer porque está mais fácil? Pode parecer que isso não faz a mínima diferença inicialmente, mas é apenas impressão mesmo.
Uma boa organização no ambiente de trabalho faz com que você trabalhe de forma mais eficiente, rápida e impecável. Logo você será exemplo entre os colegas e, com sorte, acabará os incentivando a apostar na organização também.
Tudo isso é extremamente positivo para você, pois seu chefe e colegas começam a perceber quem realmente sabe das coisas e quem faz com maior produtividade. Este fato é levado sim em consideração quando vão promover alguém, o que faz com que você tenha pontos a mais e maiores chances de conseguir um bom aumento no salário.
Quem é que não gostaria de ser essa pessoa? Não perca tempo para começar a se organizar! Isso, com certeza, só te fará ser mais produtivo e bem visto no seu trabalho.
As consequências na vida pessoal
Vida pessoal envolve tudo aquilo que não diz respeito ao trabalho: é sua saúde mental e seus afazeres quando chega em casa. O problema é que estes dois podem ser afetados pela sua vida no trabalho.
Quando não se tem muita eficiência, demora para achar as coisas e organizar tudo que é necessário no tempo delimitado, acaba por vir uma forte cobrança dos chefes e colegas. Ninguém gosta de ser cobrado, logo, essas pequenas coisas podem mexer com nosso emocional e afetar nossas tarefas diárias.
Como isso é possível? Simples: quando nos sentimos incompetentes no trabalho, costumamos nos sentir pouco preparados para tarefas simples. A longo prazo, isso é extremamente perigoso e pode te tornar uma pessoa mais mal humorada e de difícil convivência.
Ninguém gosta do colega de trabalho que está sempre correndo, sem tempo para um papo e pouco organizado. Ele acaba se isolando de tudo e de todos, deixando sua vida social de lado e ficando cada vez mais sozinho.
A partir do momento em que você se dedica integralmente a obedecer sua forma de organização no ambiente de trabalho, é normal que se ganhe mais tempo para pequenas coisas. Dessa forma, aqueles oito minutos ganhos entre uma tarefa e outra podem ser aproveitados para uma pequena conversa com o colega, para ler um capítulo do seu livro ou para planejar algo bacana sobre o próprio trabalho.
Quando você faz essas pequenas coisas por você, sua saúde mental fica muito melhor e você se torna alguém mais feliz, o que também altera seu convívio em casa e faça com que seus familiares se sintam bem com você por perto. Além do mais, é provável que agora você também procure ser eficiente com os afazeres domésticos e reorganize toda sua casa, de modo que você obtenha mais tempo para os pequenos prazeres da vida.
A organização no ambiente de trabalho é importante
Levando em consideração tudo que foi dito, agora não somente se responde a pergunta inicial como se afirma a importância disso. Uma pessoa bem organizada em um ambiente limpo e simples de se entender é inegavelmente mais produtiva.
O profissional e o pessoal estarão sempre ligados um ao outro. Cabe a você saber equilibrar as coisas para que nada fique tão complicado. Quando se está mais feliz, a produtividade também aumenta, o que nos faz perceber claramente como uma coisa está conectada a outra.
Não perca tempo para começar o seu processo de organização no ambiente de trabalho, pois é garantido que você só tem a ganhar com tudo isso!
