Se você sente que manter as impressoras do seu escritório tem ficado cada vez mais caro, saiba que não está sozinho. Muitos negócios acabam pagando mais do que deveriam por pequenos descuidos no dia a dia.
Ao longo deste artigo, vamos mostrar por que é tão importante prestar atenção aos detalhes e como diminuir o custo de impressão no escritório pode ser mais simples do que parece.
Fique com a gente para descobrir quais erros evitar para mudar essa realidade!
Por que controlar os gastos com impressão faz diferença?
Na nossa experiência com empresas de todos os tamanhos, percebemos que o gasto com impressões pode passar despercebido por muito tempo. Mas ele pesa, sim, no final do mês.
Quando não damos atenção a alguns hábitos ruins, eles viram dinheiro indo pelo ralo.
Além do gasto direto com papel, toner e manutenção, há um impacto silencioso: tempo perdido, retrabalho e até desgaste dos equipamentos. E, no fundo, ninguém quer isso, certo?
Por isso, listamos os 7 erros que mais encarecem essa rotina. Será que sua equipe comete algum deles?
1. Imprimir sem necessidade: a primeira armadilha do desperdício
É muito comum alguém pedir uma impressora nova antes de revisar o que pode ser melhorado. Mas, na verdade, boa parte das impressões do dia a dia são desnecessárias ou poderiam ser digitais.
Antes de apertar o botão, será que precisamos mesmo daquele papel?
- Relatórios que podem ser enviados por e-mail;
- Contratos digitalizados, assinados online;
- Apresentações que todos já têm em PDF.
Na Mundoware, sempre recomendamos uma análise: o que realmente precisa ser impresso? Assim, evitamos montanhas de papéis acumulando poeira e, claro, gastos desnecessários.
2. Ignorar a configuração da impressora e dos drivers
Pouca gente percebe, mas a configuração do equipamento influencia (e muito) na quantidade de toner e papel consumidos.
Equipamentos mal ajustados ou com drivers desatualizados podem gerar impressões em qualidade mais alta do que o necessário. Isso, consequentemente, gera maior consumo de insumos.
Além do desperdício, ainda existe o risco de travamentos e erros ao imprimir, tornando tudo mais demorado.
Drivers desatualizados podem ser o motivo de muitos gastos extras. Detalhamos esse tema no nosso artigo sobre erro de driver da impressora.
3. Não treinar a equipe para boas práticas
Sabemos bem: não adianta ter ótimos equipamentos se quem imprime não entende como usar da melhor forma. Por isso, investir alguns minutos para orientar a equipe pode fazer toda diferença nos resultados.
Boas práticas incluem:
- Utilizar a função “impressão frente e verso” sempre que possível;
- Escolher o modo econômico para documentos internos;
- Revisar os arquivos antes de imprimir;
- Só imprimir quando realmente necessário.
Esse tipo de ajuste vira um novo hábito com facilidade. E, ao longo do tempo, a conta fecha mais leve.
4. Não acompanhar o consumo de suprimentos
Acompanhar o uso de toner, papel e demais suprimentos ajuda a entender onde estão os maiores desperdícios. Muitas empresas não fazem nenhum tipo de controle e acabam repondo cartuchos ou resmas sem critério.
Ter uma planilha ou mesmo um sistema simples para registrar o que é usado semana a semana já é um ótimo passo. Isso permite criar metas realistas e identificar rapidamente se algum setor está gastando além do previsto.
Nós falamos mais sobre esse controle em como calcular custo de impressão, explicando na prática como monitorar cada detalhe.
5. Comprar insumos sem pesquisar qualidade e compatibilidade
Outro erro bem comum é adquirir cartuchos, toners ou papeis por impulso, sem verificar se são realmente compatíveis com o modelo da impressora.
Antes de efetivar qualquer compra, recomendamos pesquisar não só o preço, mas a procedência e, principalmente, se o produto é indicado para seu modelo de máquina.
Na Mundoware, priorizamos o catálogo sempre atualizado e suporte para orientar qual peça ou suprimento faz sentido para cada necessidade.
6. Deixar a manutenção de lado
Pode parecer que a manutenção preventiva é só mais um custo, mas basta um equipamento parado e a equipe sem poder imprimir para mudar de ideia. Pequenos ajustes e limpezas regulares aumentam a vida útil da impressora e evitam gastos emergenciais.
Quem cuida do equipamento evita panes inesperadas e não corre o risco de perder um prazo por falta de impressora.
7. Não buscar alternativas digitais e novas ferramentas
Com o avanço da tecnologia, hoje existem várias opções para diminuir ainda mais o uso do papel. Sistemas de armazenamento em nuvem, assinaturas digitais e envio de documentos online são caminhos naturais para empresas que querem enxugar custos.
Já falamos sobre isso quando tratamos de redução de gastos em ambientes de inovação, como no artigo reduzir custos em uma startup, mas o conceito vale para todo cenário empresarial.
O segredo é equilibrar. Não precisa abolir o papel de vez, mas, onde puder digitalizar, digitalize.
Já pensou em reavaliar seu modelo de gestão?
Às vezes, evitar gastos exige mexer também na forma de gerenciar as impressões. Algumas dicas rápidas que sempre compartilhamos com nossos clientes:
- Implantar cotas mensais por setor ou colaborador;
- Definir um responsável para checar a demanda de suprimentos;
- Automatizar pedidos de toner e papel para facilitar os processos;
- Utilizar relatórios mensais para acompanhar a redução das despesas.
Essas pequenas ações abrem espaço para uma rotina mais sustentável e econômica, sem grandes impactos na produtividade.
Quanto custa imprimir no seu escritório?
Antes de pensar em cortar gastos à toa, o ideal é fazer as contas.
Muitos negócios se surpreendem ao perceber quanto destinam por mês ou ano apenas para impressão. Por isso, sugerimos analisar cada etapa do processo e identificar de onde vêm os maiores custos.
Se quiser um passo a passo prático, recomendamos nosso artigo que ensina como gastar menos com impressão. Nele, mostramos soluções que cabem em qualquer bolso e rotina.
Como dar o próximo passo com a Mundoware?
Enfrentar o desafio de reduzir o custo de impressão no escritório pede atenção, planejamento e escolha dos parceiros certos.
Na Mundoware, apoiamos desde empresas que estão começando até aquelas que buscam novas estratégias para economizar, sempre com suporte consultivo e produtos rigorosamente selecionados.
Oferecemos vantagens como frete grátis para várias regiões, Super Cashback em todas as compras e cupons de desconto para ajudar no orçamento.
Que tal colocar em prática as dicas de hoje? Conheça a Mundoware, sua escolha para gastar menos, imprimir com qualidade e manter o dia a dia do escritório mais simples!
