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Algumas empresas, além de vários outros tipos de organizações, trabalham com uma grande demanda de impressão de documentos. As tiragens em grande escala podem ser de textos, contratos, fotografias, processos, avisos e outros tipos de necessidades em impressos. É exatamente nesse contexto que um software de impressão tem a sua utilização pensada.
Conforme a necessidade apresentada, alguns locais de trabalho chegam a utilizar diversas máquinas simultaneamente. Assim, não é incomum apresentarem dificuldades no momento de efetuar um controle de impressões, ou mesmo uma correta gestão dos processos.
A importância da redução de custos relacionados a desperdícios, a otimização de tempo, além de outros fatores de gerenciamento, tem impulsionado muitas empresas a considerarem fortemente o uso de softwares no intuito de monitorar e gerir seus parques de impressão.
Você já percebeu que um tipo de ambiente corporativo pode considerar a inserção de um software de impressão. Mas, ao continuar a leitura deste artigo, saberá com mais detalhes o que é, bem como se sua utilização vale mesmo a pena.
O que é um software de impressão?
É simples! Se sua empresa precisa efetuar um monitoramento assertivo, relacionado ao histórico do que já foi e do que será impresso, o software de impressão pode ser a ferramenta adequada. Ele faz um controle de todos os documentos enviados à impressão em uma rede.
Tecnicamente falando, trata-se de uma sequência de informações que são interpretadas por um computador objetivando a execução de tarefas mais específicas. Pode também ser basicamente indicado como alguns programas que fazem o comando do funcionamento da máquina. No caso específico, voltado às operações com impressões.
Fazendo a gestão da fila de impressões, ele define prioridades, além de descartar as impressões consideradas desnecessárias. Portanto, uma ótima ferramenta auxiliar na redução de custos. Mas as funções irão se alterar conforme o tipo de software em uso e suas aplicabilidades necessárias à empresa.
Prós na utilização de software de impressão
Ao controlar o parque de impressões de uma empresa, um software desenvolvido para gestão de impressões pode entregar uma redução de custos importante com manutenção e materiais ao evitar equívocos técnicos. Sendo assim, apresenta-se como uma solução que pode ser inteligente e com diversos prós em sua utilização.
Monitoramento de utilização indevida
Infelizmente é comum em algumas organizações a prática danosa do pensamento de que, por exemplo, uma simples impressão não afetará os custos do negócio. Mas os números estatísticos, contemplando a soma de tais práticas, mostram exatamente o contrário.
Ao colocar em utilização um software de impressão, o gestor poderá analisar, ou seja, quantificar os documentos impressos, assim como de onde partiram as impressões. Consegue-se desta forma fazer comparativos, criar rotinas operacionais mais enxutas, entregar feedbacks e outros pontos importantes. Sempre como foco na melhor gestão do negócio.
Verificação dos custos de impressão
A maioria das organizações trabalha com metas de custos operacionais bem definidas. Ao utilizar a ferramenta, é possível visualizar com exatidão os custos por área, setor ou colaborador envolvido.
Com os relatórios fornecidos será possível ajustar a operação, dividindo com clareza as metas e objetivos em termos de custos e corrigindo de onde partem os desvios de curva.
Conscientização dos colaboradores
Ao terem disponíveis seus números individuais ou setorizados, no que está relacionado às impressões, o software passa a ser não somente uma ferramenta de conotação de controle, mas também de conscientização.
A cultura ambiental corporativa e contra o desperdício, que muitas vezes é um dos valores da organização, passa a ser prezada com mais ênfase.
Geração de relatórios gerenciais
Atualmente oferecidos pelo mercado em uma variedade e também versatilidade de opções, os softwares de impressão atendem as mais diversas necessidades de aplicação. Os níveis de simplicidade ou complexidade dos softwares ideais serão sempre relacionados com as demandas que as empresas apresentam em controles e geração de dados.
Uma das funções, por consequência, vantagem, que a ferramenta apresenta, é a geração de relatórios por períodos específicos, ou ainda com a disponibilidade de dados em tempo real. Mas existem outras possibilidades com parametrizações distintas.
Os relatórios gerados podem ser enviados de forma direta e automática para os colaboradores elencados, disparados para os e-mails previamente indicados. Tal fator também já é uma geradora de otimização de custos.
Indicação de abastecimento e manutenções preventivas e corretivas
Além da atuação prática na totalidade de monitoramento do fluxo de impressões, um bom software faz a gestão inteligente das necessidades de abastecimento de suprimentos nas máquinas, quando este for o caso.
A verificação dos registros relacionados à assistência técnica, com indicações de necessidade de manutenções, sejam elas preventivas ou corretivas, também é prezada conforme o nível de complexidade do software.
Limitação ou gerenciamento de cotas de impressão
A predeterminação de cotas disponíveis por colaborador, setor, área ou departamento é uma vantagem interessante e que está embarcada em alguns programas. A gestão desta função é feita por um ou mais administradores indicados.
Os limites individuais ou coletivos podem abranger páginas, cores, valores, entre outros aspectos. A adequação das cotas pode ser feita através de um gerenciamento, aumentando, diminuindo ou liberando cotas extras.
Além disso, a interrupção da impressora pode ser uma das funções programadas para após o atingimento dos limites previstos.
Desvantagens na utilização de um software de impressão
Existem fatores desvantajosos na utilização de software de impressão nas empresas?
As desvantagens que possam surgir na utilização desta, que pode ser uma excelente ferramenta de auxílio para gerir um negócio com consciência de otimização, geralmente são baseadas em questões mais humanas.
As desvantagens que alguns processos podem apresentar comumente são decorrentes de análises equivocadas na escolha do software correto. Conheça as mais comuns!
Interpretação equivocada da necessidade
É possível afirmar com segurança que não são empresas de todos os portes e segmentos que necessitam de um software voltado especificamente para impressões. Em alguns casos, conforme o perfil e o tamanho de uma organização, uma ferramenta de gestão como esta pode gerar excesso de controle.
Portanto, em vez de otimizar tempo e recursos, estaria agindo como empecilho no fluxo de processos.
Escolha do software errado
Outra questão que acontece mais comumente do que deveria é a desatenção do profissional encarregado da escolha do software mais indicado para o negócio, o perfil, o tamanho e as necessidades operacionais da empresa.
Adquirir um excelente programa, mas que não apresente, de fato, o que pode atender as demandas de gestão de impressões na empresa, poderá incorrer em retrabalho e custos desnecessários, tudo por análise interpretativa incorreta.
Considerações finais
É de fácil percepção a conclusão de que vale a pena a utilização de um software de impressão, a menos que realmente não seja necessário para determinada situação. Os prós são diversos e os contras residem em fatores que podem ser evitados.
Mas o fato é que, no momento de escolher o melhor, é de relevante importância contar com o apoio consultivo de profissionais que possam prestar um atendimento consultivo. Portanto, a escolha de um fornecedor com histórico de expertise com software de impressão será sempre o melhor caminho.
